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Elektronischer Rechnungsversand mit alfa system

Mit alfa-system versenden Sie Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Wie bei allen Drucken aus cidcar entscheidet das System automatisch, welcher Kunde welches Format erhält. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung normgerecht und zuverlässig ankommt.

Leistungsübersicht alfa-systemGesamtübersicht elektronsiches Rechnungswesen

Voreinstellungen

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Interface 991

Das Interface muss angelegt und parametrisiert werden.

Es müssen zwei Ablagepfade erstellt werden. Einer für die Versandart 'eRechnung' und einer für die Versandart 'AlfaForm Mailversand'.

WICHTIG:
Ohne Einrichtung des Interfaces ist ausschließlich der Versand einer normalen PDF an den Kunden möglich.
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Einstellungen an der Filiale

Die Eingabe der vollständigen Adressdaten, sowie die Angabe von Umsatzsteuer-ID und Steuernummer sind für den Versand elektronsicher Rechnungen obligatorisch.
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Benötigte Daten am Kunden

Für den Versand elektronischer Rechnungen ist die Eingabe einer gültigen Rechnungsemailadresse oder einer Leitweg-/Peppol-ID notwendig.

Außerdem kann über die Versandart für Rechnungen voreingestellt werden, wie der Kunde die Rechnung erhalten soll.

Besonderheiten beim Versand über alfa-transform:
Folgende Werte haben Auswirkungen auf den Versand der Rechnung:
  1. AlfaForm Mailversand:
    Die Rechnung wird im ZUGFerD-Format als Anhang per Mail versendet. 
  2. eRechnung 
    Der Versand der Rechnung erfolgt im X-Rechnungsformat. Der Versandweg ist abhängig von den folgenden Daten:
    • Wenn eine Leitweg-/Peppol-ID eingegeben ist, dann wird die X-Rechnung direkt über die entsprechenden Systeme an den Kunden zugestellt.
    • Ist nur eine E-Mailadresse angegeben, dann wird die Rechnung im X-Rechnungsformat als Anhang einer Email versendet.

Nutzung des elektronischen Rechnungversands

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Benötigte Daten am Kunden

Der Versand wird in Abhängigkeit zu den Voreinstellungen am Kunden bei Erstellung einer Rechnung automatisch angestoßen.

Eine letzte Möglichkeit auf diesen einzuwirken besteht in der Funktion 'Druck bestätigen' im Auftrag. Hier empfiehlt es sich immer den roten Drucker zu verwenden. Dies stellt sicher, dass die Rechnung auch übermittelt und der "Druck" nicht abgebrochen wird.

Im Fahrzeugverkauf entfällt eine solche Funktion. Hier muss immer sichergestellt werden, dass zuvor die richtige Versandart hinterlegt ist und in Anzeige der Rechnung der Druck auch ausgeführt wird.
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