Vorwort
Prozessablaufschema
Voraussetzung zur Versendung von eRechnung aus dem DMS cidcar ist die Anbindung eines Drittsystems (z.B. DATEVSmartTransfer), welches das DMS cidcar XML-Ausgabeformat verarbeiten kann.
Bei den Beschreibungen in diesen Benutzerleitfaden wird angenommen, dass die grundsätzliche Bedienung und die Menüstruktur des DMS cidcar dem Anwender bekannt sind.
Bei Rückfragen zu diesen Benutzerleitfaden steht die Anwendungsberatung der AM Solutions unter 02131/7184-111 oder support@am-its.com gerne zur Verfügung.
Bei Rückfragen zu diesen Benutzerleitfaden steht die Anwendungsberatung der AM Solutions unter 02131/7184-111 oder support@am-its.com gerne zur Verfügung.
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Parametrisierung
Die Parametrisierung für den elektronische Rechnungsversand (Interface, Steuercode etc.) sollte bei der AM Solutions GmbH beauftragt werden. Bitte hierzu die Anwendungsberatung der AM Solutions unter 02131/7184-111 oder support@am-its.com kontaktieren.
Im Folgenden wird auf die wesentliche Parametrisierung im Rahmen der Abwicklung von eRechnungen gegenüber dem Volkswagen Financial Services eingegangen.
Im Folgenden wird auf die wesentliche Parametrisierung im Rahmen der Abwicklung von eRechnungen gegenüber dem Volkswagen Financial Services eingegangen.
Mandatsstruktur
In den Firmenparametern ist die Mandatsstruktur auf der Registerkarte ‚Filialen‘ pro Mandat zu hinterlegen.
Nach Auswahl des Buttons ‚Mandatsstruktur‘ im Feld ‚Händler-Nr.‘ der Funktion ‚Zuordnung Firma – Filiale-Nr.‘ die Volkswagen-Partnernummer, Regionale Vertriebszentrumsnummer und Markenkennzeichen (eRechnung --> Kreditorennummer Business Term 29) nach Herstellervorgabe mit Trennzeichen ‚#‘ in der oberen Tabelle anlegen.
In der unteren Tabelle die Hersteller zum markierten Datensatz der oberen Tabelle hinterlegen
In der unteren Tabelle die Hersteller zum markierten Datensatz der oberen Tabelle hinterlegen
Markenkennzeichen & Regionsnummer
Folgende Markenkennzeichen und Regionsnummern sind für die eRechnung seitens dem Volkswagen Financial Service vorgegeben.
Marke
Audi
Bentley
Lamborghini
Porsche
Seat
Škoda
Volkswagen
VW Nutzfahrzeuge
Markenkennzeichen
A
E
L
P
S
C
V
N
Regionsnummer
133
133
133
133
120
107
133
133
Audi
Bentley
Lamborghini
Porsche
Seat
Škoda
Volkswagen
VW Nutzfahrzeuge
Markenkennzeichen
A
E
L
P
S
C
V
N
Regionsnummer
133
133
133
133
120
107
133
133
Rechnungskunde
Neben den Kundenstammdaten (z.B. Anschrift und Umsatzsteuer-ID) ist zum Rechnungskunden zur Versandart ‚eRechnung‘ die Eingabe der Leitweg-/Peppol-ID (für den Versand einer eRechnung über das Drittsystem an den Peppol Access Point) auf der Registerkarte ‚Anschrift‘ im Bereich ‚Korrespondenz -Versandart-‘ notwendig.
Die Leitweg-/Peppol-ID (eRechnung: Käuferreferenz --> Business Term 10) entspricht im VW-Umfeld der Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers und ist im Drittsystem um den Peppol-Identifier ‚9930:‘ zu ergänzen.
Hinweis:Das Feld ‚E-Mail Rechnung‘ nicht mit einer Mailadresse befüllen, da ansonsten ggf. ein Drittsystem eine eRechnung im ZUGFeRD-Format erstellt. Dies ist mit dem Drittsystemanbieter abzustimmen.
Die Leitweg-/Peppol-ID (eRechnung: Käuferreferenz --> Business Term 10) entspricht im VW-Umfeld der Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers und ist im Drittsystem um den Peppol-Identifier ‚9930:‘ zu ergänzen.
Rechnugsempfänger
Volkswagen Leasing GmbH
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Versicherungsdienst GmbH
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Versicherung AG
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Autoversicherung AG
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Peppol-ID
9930:DE811115317
9930:DE115239685
9930:DE247941282
9930:DE287476923
Volkswagen Leasing GmbH
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Versicherungsdienst GmbH
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Versicherung AG
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Volkswagen Autoversicherung AG
Gifhorner Str. 57 / DE 38112 Braunschweig
Peppol-ID
9930:DE811115317
9930:DE115239685
9930:DE247941282
9930:DE287476923
Fest- / Sonderpreise
Der mit der Volkswagen Financial Service vereinbarte Stundenverrechnungssatz für die Service-/ Reparaturabwicklung ist als Sonderpreis mit dem Sonderpreistyp ‚AW-Verrechnungssatz‘ (AW = Arbeitswert) pro Arbeitswertcode (AW-Cd) zu den Rechnungskunden zu hinterlegen.
Weitere vorgegebene Festpreise für spezifische Arbeiten (Richtzeiten), Teile und Fremdleistungen/ Sonstiges sind über die entsprechenden Sonderpreistypen möglich.
Weitere vorgegebene Festpreise für spezifische Arbeiten (Richtzeiten), Teile und Fremdleistungen/ Sonstiges sind über die entsprechenden Sonderpreistypen möglich.
In der Funktion ‚Sonderpreisposition hinzufügen/ändern‘ ist darauf zu achten, dass beim Sonderpreistyp ‚AW-Verrechnungssatz‘ in der nachgelagerten Listbox der Kalkulationsparameter ‚AW-Taktungskalkulation‘ aufgrund der Berechnungslogik der Arbeitsposition im Unterauftrag ausgewählt wird, um Ablehnungen
von eRechnungen in Bezug auf Rundungsdifferenzen zu vermeiden:
Der Verkaufspreis wird in der Funktionsanzeige der Arbeitsposition kaufmännisch gerundet angezeigt und in den Reporten angedruckt. Aus diesem Grund wird empfohlen den Sonderpreispositionsparameter ‚Einzelpreis drucken‘ bei dem Kalkulationsparameter ‚AW-Taktungskalkulation‘ abzuwählen. Zusätzlich ist die Ausweisung als Sonderpreis zu wählen.
von eRechnungen in Bezug auf Rundungsdifferenzen zu vermeiden:
- Sonderpreis = Verkaufspreis
- (Verkaufspreis * AW-Menge (eRechnung --> Business Term 129))/AW-Taktung = Betrag Netto (kaufmännisch gerundet; eRechnung --> Business Term 131)
Der Verkaufspreis wird in der Funktionsanzeige der Arbeitsposition kaufmännisch gerundet angezeigt und in den Reporten angedruckt. Aus diesem Grund wird empfohlen den Sonderpreispositionsparameter ‚Einzelpreis drucken‘ bei dem Kalkulationsparameter ‚AW-Taktungskalkulation‘ abzuwählen. Zusätzlich ist die Ausweisung als Sonderpreis zu wählen.
Ist der Stundenverrechnungssatz nicht Markenübergreifend so muss pro Marke ein herstellerspezifischer Sonderpreis zur Sonderpreisposition angelegt werden:
AW-Taktung/AW-Faktor
Voraussetzung das eRechnung in den Volkswagen Backendsystemen bzgl. der Mengenangabe (eRechnung --> Business Term 129) zu Arbeiten verarbeitet werden können, ist eine Arbeitswert-Taktung von 100 pro Stunde. Die AW-Taktung kann als Filial- und/oder Herstellerparameter definiert werden.
Die filialspezifische AW-Taktung wird auf der Registerkarte ‚Auftrag Werkstatt‘ im Bereich ‚Default-Parameter Arbeit‘ eingestellt.
Die Freischaltung ist Pin-Code geschützt und der Freischaltungscode wird durch die Anwendungsberatung der AM Solutions (Kontakt: 02131/7184-111 oder support@am-its.com) mitgeteilt.
Die filialspezifische AW-Taktung wird auf der Registerkarte ‚Auftrag Werkstatt‘ im Bereich ‚Default-Parameter Arbeit‘ eingestellt.
Die Freischaltung ist Pin-Code geschützt und der Freischaltungscode wird durch die Anwendungsberatung der AM Solutions (Kontakt: 02131/7184-111 oder support@am-its.com) mitgeteilt.
Nach der Übernahme der gewählten AW-Taktung die folgende Panelmeldung mit ‚Ja‘ bestätigen.
Sofern in einem Mehrmarkenbetrieb die Marken in einer Filiale abgebildet sind, können unterschiedliche AW-Taktung gemäß Herstellervorgabe in der Herstellerverwaltung abgebildet werden. Hierzu in der Funktion ‚Hersteller verwalten‘ bei diesen Herstellern den abweichenden AW-Faktor im Bereich ‚Hersteller pro Filiale bestimmen.
Bei Herstellen mit der Einstellung ‚Ohne‘ wird der Filialparameter ‚AW pro Stunde‘ verwendet.
Bei Herstellen mit der Einstellung ‚Ohne‘ wird der Filialparameter ‚AW pro Stunde‘ verwendet.
Hinweis:Auswertungen und Reporte mit Bezug zu Arbeitswerten sollten nach der Herstellergruppierung erstellt werden, wenn der Herstellerparameter ‚abweichende AW pro Stunde‘ eingestellt ist.
Sonstigen Gruppen: Postenklassifizierung
Bei einer Sonstigen Gruppen ergibt sich die Postenklassifizierung in Abhängigkeit der parametrisierten Fremdleistungsart.
Folgende Postenklassifizierung wird je Fremdleistungsart auf Positionsebene (eRechnung --> Business Term 158) übermittelt und ist je Sachverhalt nach den Vorgaben in Volkswagen zur Sonstigen Gruppe als Default-Wert zu definieren:
Folgende Postenklassifizierung wird je Fremdleistungsart auf Positionsebene (eRechnung --> Business Term 158) übermittelt und ist je Sachverhalt nach den Vorgaben in Volkswagen zur Sonstigen Gruppe als Default-Wert zu definieren:
Fremdleistungsart
Sonstiges
Arbeit (Fremd)
Teil (Fremd)
Klein-/Hilfsmaterial
Abschleppdienst
Agenturware (durchlaufender Posten)
Auslagen/Gebühren
Entsorgungskosten
Kilometergeld
Fuhrpark
Verkauf
Verkaufsaktion
Versicherungssteuer
Postenklassifizierung
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALMATERIAL
SMALLPARTS
EXTERNALSERVICE
AGENCYGOODS
EXTERNALSERVICE
WASTEDISPOSAL
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
Sonstiges
Arbeit (Fremd)
Teil (Fremd)
Klein-/Hilfsmaterial
Abschleppdienst
Agenturware (durchlaufender Posten)
Auslagen/Gebühren
Entsorgungskosten
Kilometergeld
Fuhrpark
Verkauf
Verkaufsaktion
Versicherungssteuer
Postenklassifizierung
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALMATERIAL
SMALLPARTS
EXTERNALSERVICE
AGENCYGOODS
EXTERNALSERVICE
WASTEDISPOSAL
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
EXTERNALSERVICE
Der Default-Wert zur Fremdleistungsart wird beim Erfassen einer Sonstigen Position zum Gruppencode vorgeblendet und kann bei Bedarf geändert werden.
Auftragsabwicklung eRechnung
Neben der eRechnung akzeptiert die Volkswagen Financial Service bei einer Rechnungsbeanstandung oder
-ablehnung sowohl eine Teilgutschrift als auch komplette Rechnungsgutschrift und korrigierte Rechnung.
In der Auftragsbearbeitung einer eRechnung gegenüber dem Volkswagen Financial Service sind zusätzlich zur Standardauftragsabwicklung folgende Punkte zu beachten:
-ablehnung sowohl eine Teilgutschrift als auch komplette Rechnungsgutschrift und korrigierte Rechnung.
In der Auftragsbearbeitung einer eRechnung gegenüber dem Volkswagen Financial Service sind zusätzlich zur Standardauftragsabwicklung folgende Punkte zu beachten:
Registerkarte ‚Kopf-/Arbeitskarte‘: Angabe Serviceberater
Auf der Registerkarte ‚Kopf-/Arbeitskarte‘ muss der angebende Serviceberater eine valide geschäftliche Mailadresse in den Mitarbeiterstammdaten haben.
Registerkarte ‚Gewählter Unterauftrag‘: Rechnungskunde
Auf der Registerkarte ‚Gewählter Unterauftrag‘ ist der Rechnungskunde (eRechnung: Käuferreferenz --> Business Term 10) gemäß dem abzurechnenden Geschäftsvorfall nach Vorgaben der Volkswagen Financial Service zu hinterlegen.
Registerkarte ‚Gewählter Unterauftrag‘: Bereich ‚Zusatzdaten‘
Folgende Servicetypen und deren Buchungsreferenz sind seitens dem Volkswagen Financial Service für die Rechnungseinreichung vorgegeben:
Servicetyp
E-Commerce
Economy Service
Händler Servicevertrag
Kaskoschutz
Reifenservice
Schadensmanagement
Verschleißservice
Versicherungsservice Glas
Versicherungsservice Haftplicht
Versicherungsservice Kasko
Wartungsservice
Werkstattauftrag mit Aufschlag
Fall
Wartung- oder Verschleißrechnung
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Garantie
Schadenrechnung Kaskoschutzrechnung, Anwendung bei Produkt Kaskoschutz
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Versicherungsrechnung, Anwendung bei Produkt Schadenmanagement (ehemals: Schadenservice))
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Glas
Schadenrechnung Haftplicht
Schadenrechnung Kasko
Wartung- oder Verschleißrechnung
Wartung- oder Verschleißrechnung
Buchungsreferenz
SERVICEANDWEAR
SERVICEANDWEAR
GUARANTEE
DAMAGE
SERVICEANDWEAR
INSUREDLOSS
SERVICEANDWEAR
GLASS
THIRDPARTYLIABILITY
COVERAGE
SERVICEANDWEAR
SERVICEANDWEAR
E-Commerce
Economy Service
Händler Servicevertrag
Kaskoschutz
Reifenservice
Schadensmanagement
Verschleißservice
Versicherungsservice Glas
Versicherungsservice Haftplicht
Versicherungsservice Kasko
Wartungsservice
Werkstattauftrag mit Aufschlag
Fall
Wartung- oder Verschleißrechnung
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Garantie
Schadenrechnung Kaskoschutzrechnung, Anwendung bei Produkt Kaskoschutz
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Versicherungsrechnung, Anwendung bei Produkt Schadenmanagement (ehemals: Schadenservice))
Wartung- oder Verschleißrechnung
Schadenrechnung Glas
Schadenrechnung Haftplicht
Schadenrechnung Kasko
Wartung- oder Verschleißrechnung
Wartung- oder Verschleißrechnung
Buchungsreferenz
SERVICEANDWEAR
SERVICEANDWEAR
GUARANTEE
DAMAGE
SERVICEANDWEAR
INSUREDLOSS
SERVICEANDWEAR
GLASS
THIRDPARTYLIABILITY
COVERAGE
SERVICEANDWEAR
SERVICEANDWEAR
HinweisSofern die Angabe einer anderen Buchungsreferenz im Business Terms 19 nach Vorgabe der Volkswagen Financial Service erforderlich sein, so kann diese über die Funktion ‚Zusatzdaten XRechnung‘ hinterlegt werden.
Registerkarte ‚Gewählter Unterauftrag‘: Funktion ‚Zusatzdaten XRechnung‘
Die Funktion ‚Zusatzdaten XRechnung‘ wird durch Klick auf den Button ‚eRechnung‘ auf der Registerkarte ‚Gewählter Unterauftrag‘ aufgerufen.
Hier können Angaben zu den Business Terms nach Vorgaben des Rechnungsempfängers eingegeben werden.
Das Feld Business Terms 12 muss im jeden Geschäftsvorfall der Volkswagen Financial Service mit der Vertragsreferenz befüllt werden.
Eine Eingabe im Feld Business Terms 19 bewirkt, dass diese anstatt der Buchungsreferenz laut gewähltem Servicetyp in der XML-Datei übertragen wird.
Das Schadendatum, die Schadennummer und Kulanzbeteiligung (Business Terms 22) sind Geschäftsfallabhängig anzugeben.
Bei der Kulanzbeteiligung ist der Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer einzutragen. Bei Material ist der Anteil Netto auf Basis der UVP anzusetzen.
Hier können Angaben zu den Business Terms nach Vorgaben des Rechnungsempfängers eingegeben werden.
Das Feld Business Terms 12 muss im jeden Geschäftsvorfall der Volkswagen Financial Service mit der Vertragsreferenz befüllt werden.
Eine Eingabe im Feld Business Terms 19 bewirkt, dass diese anstatt der Buchungsreferenz laut gewähltem Servicetyp in der XML-Datei übertragen wird.
Das Schadendatum, die Schadennummer und Kulanzbeteiligung (Business Terms 22) sind Geschäftsfallabhängig anzugeben.
Bei der Kulanzbeteiligung ist der Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer einzutragen. Bei Material ist der Anteil Netto auf Basis der UVP anzusetzen.
Hinweis:Die Zusatzdaten werden beim Kopieren eines Unterauftrags oder Erstellen einer Rechnungsgutschrift aus dem Quell- in den Zielvorgang übernommen.
Registerkarte ‚Übersicht Positionen‘: Postenklassifizierung
Zu den Auftragspositionen (LineItem) werden im Business Terms 158 die folgende Postenklassifizierung je Positionsart programmseitig automatisch in der XML-Datei der eRechnung zugesteuert.
Positionsart
Arbeiten
Teile
Teile
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Angabe
Servicekosten/Lohnleistung
Materialkosten/Einzelteile
Altteilwert
Fremdleistung Lohn
Fremdleistung Material
Kleinteile bzw. Klein/Hilfsmaterial
Entsorgungskosten
Agenturware (durchlaufender Posten)
Positionsklassifizierung
SERVICE
MATERIAL
VALUEREPLACEDPARTS
EXTERNALSERVICE
EXTERNALMATERIAL
SMALLPARTS
WASTEDISPOSAL
AGENCYGOODS
Arbeiten
Teile
Teile
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Sonstige Position
Angabe
Servicekosten/Lohnleistung
Materialkosten/Einzelteile
Altteilwert
Fremdleistung Lohn
Fremdleistung Material
Kleinteile bzw. Klein/Hilfsmaterial
Entsorgungskosten
Agenturware (durchlaufender Posten)
Positionsklassifizierung
SERVICE
MATERIAL
VALUEREPLACEDPARTS
EXTERNALSERVICE
EXTERNALMATERIAL
SMALLPARTS
WASTEDISPOSAL
AGENCYGOODS
Hinweis:Textpositionen werden als Notiz (Note) auf Dokumentenebene geliefert und sollten nur auf Vorgabe vom Rechnungsempfänger erfasst werden.
Erstellung eRechnung
Bei der Erstellung einer eRechnung auf den Registerkarten ‚Auswahl Unterauftrag‘ oder ‚Gewählter Unterauftrag‘ wird die Versandart des Rechnungskunden in der Abschlussfunktion vorgeblendet und mit Druckbestätigung auf den Versand per XRechnung hingewiesen.
Hinweis:Eine Gutschrift oder Rechnung mit UNTDID 5305 Steuercode ‚O = Service outside scope of tax‘ (z.B. Auslagen/Gebühren) darf keine Positionen mit anderen Steuercodes beinhalten. Bzgl. des Sachverhalts der Steuercode wird in den Abschlussfunktionen geprüft:
Problembehandlung
Sofern Schematronfehler in der XML-Datei durch die Prüfroutine des Drittsystems oder des Rechnungsempfängers festgestellt werden, sind diese an die Anwendungsberatung der AM Solutions GmbH per Online-Ticket oder Mail (support@am-its.com) zu adressieren.
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